Designar una persona coordinadora
El grupo debe elegir una única persona para comunicarse con el taller. Esa persona reúne dudas, confirma diseño y entrega la lista final. Si veinte participantes envían cambios por separado, nadie puede saber cuál es la versión válida.
El pedido debe mantenerse en el mismo hilo de correo. WhatsApp puede servir para consultas básicas, pero la tramitación necesita un registro que no se pierda.
Crear una hoja única
Cada fila corresponde a una prenda y cada columna a un dato: nombre de participante, talla, color, nombre o apodo, dorsal, bandera y observaciones. No combines celdas ni utilices colores como único sistema de información.
Escribe exactamente lo que debe imprimirse, respetando mayúsculas, acentos y números. Si una casilla está vacía, debe significar claramente “sin personalización”, no “todavía no lo sé”.
Cerrar modelo, diseño y tallaje
Antes de recoger tallas hay que elegir el modelo concreto. Una M de una marca no garantiza las mismas medidas que otra. Distribuye tabla de tallas y, cuando sea posible, una muestra para probar.
El mockup debe mostrar delantero, espalda y mangas, medidas aproximadas y colores. La persona coordinadora aprueba ese resumen; después, cualquier cambio puede afectar precio y plazo.
Revisión en dos pasos
- Primera revisión: cada participante comprueba su fila.
- Segunda revisión: la persona coordinadora busca duplicados, vacíos y ortografía.
- Bloquear la hoja o guardar una versión PDF definitiva.
- Enviar una sola versión final con fecha.
- Confirmar por escrito que puede producirse.
Altas y cambios tardíos
Una unidad añadida después de cerrar el pedido puede no tener el mismo coste ni entrar en el mismo plazo. Conviene fijar una fecha límite interna anterior a la del taller.
Si hay duda entre dos tallas, la decisión corresponde al participante basándose en la tabla del modelo. El taller puede facilitar medidas, pero no conoce la preferencia de ajuste de cada persona.